L’essentiel à retenir : Arkevia est la solution de coffre-fort numérique RH développée par Cegedim SRH, utilisée par plus de 350 entreprises en France pour archiver bulletins de paie, contrats et documents sensibles. La plateforme garantit une conservation sécurisée pendant 50 ans, avec des certifications ISO 27001, NF Z42-013 et HDS qui lui confèrent une valeur probante reconnue devant les tribunaux. Ce guide couvre l’activation du compte, la sécurité, les fonctionnalités concrètes et les alternatives disponibles sur le marché.
Sommaire
- Qu’est-ce qu’Arkevia ? Le coffre-fort numérique RH expliqué
- Sécurité et conformité : ce qui protège vraiment vos données
- Activation et prise en main : le guide pas à pas
- Fonctionnalités clés pour les salariés, freelances et équipes RH
- Gérer son compte après avoir quitté l’entreprise
- Alternatives à Arkevia et verdict final
Qu’est-ce qu’Arkevia ? Le coffre-fort numérique RH expliqué
Arkevia est une plateforme SaaS de coffre-fort numérique RH créée en 2016 par Cegedim SRH, l’un des acteurs historiques de la gestion des ressources humaines en France. Ce n’est pas un simple espace de stockage cloud. C’est un système d’archivage légalement reconnu, conçu pour conserver des documents RH avec une valeur juridique opposable.
La plateforme compte aujourd’hui plus de 350 clients, dont des groupes de référence comme Leroy Merlin ou Altran. Ces entreprises l’utilisent principalement pour dématérialiser les bulletins de paie, les contrats de travail et les documents administratifs liés à la vie du salarié.
En février 2026, myarkevia.com a enregistré 393 670 visites, avec une durée moyenne de session de 4 minutes 36 secondes , ce qui reflète un usage intensif et régulier des salariés qui viennent consulter leurs documents.
Arkevia vs cloud classique : quelle différence concrète ?
La confusion entre un coffre-fort numérique et un stockage cloud traditionnel est fréquente. Google Drive, Dropbox ou OneDrive stockent des fichiers. Arkevia, lui, archive des documents avec valeur probante.
Concrètement, la différence tient à trois critères : l’horodatage certifié, l’intégrité garantie du fichier (impossible à modifier après dépôt) et la traçabilité complète des accès. Un bulletin de paie déposé dans Arkevia peut être présenté devant un tribunal ou une administration comme preuve légale. Un fichier PDF sur Google Drive, non.
Autre distinction fondamentale : la durée de conservation. Arkevia garantit 50 ans de conservation des données, indépendamment de l’état de votre relation avec l’employeur. Votre compte reste accessible même après un licenciement ou une démission.
Les types de documents stockables dans Arkevia
Arkevia n’est pas limité aux seuls bulletins de paie, même si c’est son usage le plus répandu. Les employeurs peuvent y déposer :
- Les bulletins de salaire mensuels (format natif signé électroniquement)
- Les contrats de travail, avenants et lettres de mission
- Les attestations employeur et certificats de travail
- Les documents liés à la formation professionnelle
- Les relevés de solde de tout compte en cas de départ
Les salariés peuvent également déposer leurs propres documents personnels dans leur espace privé, ce qui transforme Arkevia en coffre-fort personnel utilisable au-delà du cadre professionnel. C’est un point souvent sous-estimé lors de la prise en main initiale.
Sécurité et conformité : ce qui protège vraiment vos données
Beaucoup de solutions RH se contentent d’afficher un cadenas sur leur site. Arkevia fait partie du cercle très restreint des plateformes françaises qui cumulent plusieurs certifications indépendantes et rigoureuses. Ce n’est pas un argument marketing , c’est une réalité auditée.
Selon Cegedim SRH, plus de 30 % des PME françaises utilisent encore des solutions de stockage classiques exposées à des risques sérieux de fuite de données, malgré les exigences réglementaires renforcées depuis 2024 (source : Je-Travaille.fr, 2026). C’est exactement le problème qu’Arkevia cherche à résoudre.
Chiffrement, hébergement et certifications légales
Arkevia est certifié ISO 27001 (management de la sécurité de l’information), NF Z42-013 (norme française spécifique à l’archivage électronique), SOC 2, SOC 3 et HDS (Hébergeur de Données de Santé). Cette dernière certification est particulièrement rare , elle indique un niveau d’exigence supérieur même à ce qu’impose le RGPD seul.
Les données sont hébergées en France, sur des infrastructures conformes aux exigences du Code du travail pour la dématérialisation des bulletins de paie. Le chiffrement s’applique à la fois au stockage et au transit des données. Honnêtement, peu de solutions concurrentes atteignent ce niveau de couverture certifiée.
« La confiance dans un coffre-fort numérique repose sur des certifications indépendantes, pas sur des promesses commerciales. Sans NF Z42-013, un document archivé n’a pas de valeur probante reconnue par les tribunaux français. » , Source : Agence404 / Cegedim SRH, 2026
Valeur probante et protection juridique des documents
La valeur probante est le point différenciant absolu d’Arkevia par rapport à un simple cloud. Un document archivé dans Arkevia bénéficie d’un horodatage qualifié et d’une empreinte numérique (hash) qui garantit son intégrité. Si ce document est présenté en justice, il est présumé authentique et non altéré.
Pour un salarié en litige avec son employeur, c’est une protection concrète. Pour un service RH confronté à un contrôle URSSAF, c’est une sécurité opérationnelle réelle. La norme NF Z42-013 est précisément la norme qui encadre ce niveau de garantie en droit français.
Si vous gérez des documents financiers importants en parallèle, notre guide sur le logiciel de comptabilité Indy peut compléter utilement votre écosystème numérique professionnel.
Activation et prise en main : le guide pas à pas
L’activation d’un compte Arkevia est à la charge de l’employeur dans un premier temps. Le salarié reçoit une invitation par email depuis la plateforme myarkevia.com. Ce point est souvent source de confusion : ce n’est pas le salarié qui crée son compte de sa propre initiative.
Une fois l’invitation reçue, la prise en main est rapide. Mais quelques étapes méritent d’être précisées pour éviter les blocages classiques.
Comment activer son compte Arkevia en tant que salarié
Le processus d’activation suit un ordre précis. Voici les étapes à suivre :
- Ouvrir l’email d’invitation envoyé par votre employeur (vérifiez les spams si absent)
- Cliquer sur le lien d’activation dans les 72 heures suivant sa réception
- Créer votre mot de passe personnel en respectant les critères de complexité imposés
- Configurer votre authentification double facteur (2FA) via SMS ou application
- Accepter les conditions générales d’utilisation pour finaliser l’accès
Une fois connecté, vos documents déposés par l’employeur sont visibles immédiatement dans votre espace personnel. Le premier accès dure généralement moins de cinq minutes si l’email d’invitation a bien été reçu.
Résoudre les problèmes de connexion les plus fréquents
Le problème numéro un signalé par les utilisateurs : l’email d’invitation considéré comme spam par les serveurs de messagerie professionnelle. Si vous n’avez rien reçu, contactez votre service RH avant de paniquer , c’est souvent là que ça bloque.
Le deuxième problème récurrent concerne le lien d’activation expiré. Arkevia limite la validité du lien à 72 heures. Passé ce délai, votre service RH doit renvoyer une nouvelle invitation depuis le back-office employeur. Le salarié n’a aucune possibilité de relancer ce processus lui-même.
En cas de perte de mot de passe, la procédure de réinitialisation est accessible directement sur myarkevia.com via le lien « Mot de passe oublié ». Le reset se fait par email. Si votre adresse email a changé entre-temps (changement d’entreprise, par exemple), là encore, le service RH de votre ancienne entreprise reste le seul interlocuteur capable de mettre à jour vos coordonnées.
Pour vous familiariser avec d’autres outils RH de gestion des ressources humaines, notre analyse de HR4You et des logiciels SIRH offre un panorama complet du marché.
Fonctionnalités clés pour les salariés, freelances et équipes RH
Arkevia n’est pas une coquille vide qui se contente de stocker des PDF. La plateforme embarque des fonctionnalités pensées pour deux audiences distinctes : les salariés qui consultent et les équipes RH qui administrent. Les besoins sont radicalement différents, et la solution le reflète.
Concernant les freelances : Arkevia est une solution B2B déployée par les employeurs. Un indépendant ne peut pas s’y inscrire seul. Si vous cherchez une solution de coffre-fort personnel, d’autres plateformes comme Digiposte (La Poste) sont plus adaptées à ce profil.
Ce que les salariés peuvent faire avec Arkevia au quotidien
L’usage quotidien d’un salarié sur Arkevia se concentre sur quelques actions récurrentes. Consulter et télécharger ses bulletins de paie reste l’usage principal. La plateforme permet aussi de partager un document directement depuis l’interface, par exemple pour envoyer un justificatif de revenus à un bailleur ou à un établissement bancaire.
Cette fonctionnalité de partage sécurisé est sous-utilisée. Elle génère un lien temporaire vers le document, avec une durée de validité définie par l’utilisateur. Le destinataire accède au document sans créer de compte. C’est pratique, rapide et sécurisé.
Les salariés peuvent également déposer leurs propres documents dans leur espace personnel (diplômes, relevés bancaires, actes notariés). Ces documents sont invisibles pour l’employeur , c’est un espace strictement privé.
Les gains de productivité concrets pour les services RH
Du côté des équipes RH, les chiffres communiqués par Cegedim SRH sont éloquents. La dématérialisation via Arkevia réduit les coûts de traitement des bulletins de paie de jusqu’à 91 % et raccourcit les délais de distribution de 46 %.
Un service RH qui gère 500 salariés peut ainsi éliminer la quasi-totalité du processus papier : impression, mise sous pli, affranchissement, distribution, archivage physique. Ces tâches disparaissent. Le gain en temps est immédiat et mesurable dès le premier mois de déploiement.
La plateforme propose également un tableau de bord de suivi : taux d’ouverture des bulletins, documents non consultés, alertes sur les comptes inactifs. Pour un DRH qui cherche à piloter l’adoption de la dématérialisation dans son entreprise, c’est un outil de reporting direct.
Si vous évaluez d’autres solutions pour automatiser vos processus administratifs, notre comparatif de Yooz pour l’automatisation des factures peut vous apporter un éclairage complémentaire.
Chiffres clés
- 393 670 visites sur myarkevia.com en février 2026, durée moyenne : 4 min 36 (Semrush, 2026)
- 350+ entreprises clientes, dont Leroy Merlin et Altran (Cegedim SRH / Agence404, 2026)
- 91 % de réduction des coûts de traitement des bulletins de paie via la dématérialisation (Cegedim SRH, 2025)
- 50 ans de conservation garantie des données, indépendamment de la situation professionnelle (Arkevia / Cegedim SRH)
- 5 certifications cumulées : ISO 27001, NF Z42-013, SOC 2, SOC 3, HDS (Cegedim SRH, 2026)
Gérer son compte après avoir quitté l’entreprise
C’est la question que personne ne pose au moment de l’embauche, et que tout le monde se pose le jour du départ. Que se passe-t-il avec votre compte Arkevia si vous démissionnez, êtes licencié ou partez à la retraite ?
La réponse est meilleure que ce que la plupart des salariés imaginent.
Que devient l’accès à Arkevia en cas de départ ou licenciement ?
Arkevia garantit l’accès aux documents déjà archivés même après la fin du contrat de travail. Le salarié conserve son compte personnel avec l’ensemble de ses documents historiques. L’employeur ne peut pas supprimer les documents déposés dans l’espace personnel du salarié , seul ce dernier en a le contrôle.
La conservation est garantie pendant 50 ans. Ce n’est pas une formule commerciale : c’est une obligation contractuelle et technique inscrite dans le fonctionnement de la plateforme. Pour un salarié qui part après 15 ans dans une entreprise, tous ses bulletins de paie restent accessibles pour ses démarches futures (retraite, dossier de crédit, litige prud’homal).
En revanche, l’employeur peut cesser de déposer de nouveaux documents après le départ. C’est logique. Mais les documents existants demeurent intacts et accessibles.
À noter : si vous cherchez à comprendre vos droits sur d’autres outils numériques professionnels, notre guide sur MyPeopleDoc et sa connexion aborde des questions similaires liées aux coffres-forts RH alternatifs.
Bonnes pratiques pour anticiper la continuité d’accès
Soyons directs : la majorité des salariés ne pensent à sécuriser leur accès Arkevia que le jour de leur départ. C’est trop tard pour certaines actions.
La bonne pratique est de vérifier, avant toute séparation avec l’entreprise, que votre email de compte Arkevia est bien votre adresse personnelle (pas votre email professionnel). Si votre compte est lié à votre email @entreprise.com, vous perdrez l’accès à la réinitialisation de mot de passe dès la désactivation de cette boîte.
Deuxième réflexe à adopter : télécharger en local une copie de vos bulletins de paie les plus récents avant le départ effectif. Même si Arkevia conserve tout, avoir une copie personnelle vous évite de dépendre d’une plateforme tierce en cas de litige urgent ou de migration.
Troisième point souvent négligé : si vous aviez déposé des documents personnels dans votre espace privé (diplômes, relevés), pensez à les récupérer également. Ces fichiers vous appartiennent, mais mieux vaut ne pas en avoir besoin en urgence sans accès réseau stable.
Alternatives à Arkevia et verdict final
Arkevia n’est pas la seule solution de coffre-fort numérique RH sur le marché français. Avant de conclure, voici un état des lieux factuel des alternatives disponibles et dans quels cas chacune s’impose.
Comparatif des principales solutions concurrentes sur le marché
| Solution | Éditeur | Certification NF Z42-013 | Conservation | Usage principal |
|---|---|---|---|---|
| Arkevia | Cegedim SRH | Oui | 50 ans | RH entreprise |
| MyPeopleDoc | UKG | Oui | 50 ans | RH entreprise |
| Digiposte | La Poste | Oui | 50 ans | Personnel / B2C |
| Google Drive | Non | Variable | Stockage généraliste |
MyPeopleDoc est le concurrent le plus direct d’Arkevia sur le segment B2B. Les deux solutions offrent des garanties comparables, mais leur intégration avec les SIRH existants diffère. Arkevia s’intègre nativement avec l’écosystème Cegedim, tandis que MyPeopleDoc fonctionne mieux dans les environnements UKG/Kronos. Le choix dépend souvent du SIRH déjà en place dans l’entreprise.
Pour les indépendants et les particuliers, Digiposte de La Poste reste la référence B2C. Son positionnement grand public le rend accessible sans employeur intermédiaire.
Pour qui Arkevia est-il vraiment recommandé ?
Arkevia est fait pour les entreprises de taille intermédiaire à grande (ETI, grands groupes) qui veulent industrialiser la dématérialisation RH. Son tarif et sa complexité de déploiement ne se justifient pas pour une TPE de 5 personnes.
Pour les salariés, le verdict est simple : si votre employeur vous y inscrit, utilisez-le pleinement. Les fonctionnalités de partage sécurisé et l’espace personnel sont sous-exploités par la majorité des utilisateurs, alors qu’ils apportent une valeur concrète au quotidien.
Ce que j’observe souvent dans le monde RH, c’est que la résistance à la dématérialisation vient rarement des salariés. Elle vient des services RH eux-mêmes, peu formés aux outils. La baisse de trafic de 24,92 % enregistrée entre janvier et février 2026 sur myarkevia.com (Semrush, mars 2026) est à interpréter avec prudence : elle peut refléter une saisonnalité liée aux calendriers de paie, pas une désaffection structurelle.
Si vous pilotez votre activité en freelance et cherchez à structurer vos outils administratifs et financiers, notre guide complet sur comment devenir freelance aborde ces sujets de manière approfondie. Et pour optimiser votre tarification, notre article sur le calcul du TJM freelance complète bien ce panorama.
Pour les équipes RH qui cherchent à automatiser d’autres processus en parallèle, notre analyse de Zapier pour l’automatisation peut ouvrir des pistes intéressantes sur l’intégration de workflows.
Enfin, si le sujet de la sécurité et de la conformité réglementaire vous préoccupe dans un cadre plus large, notre dossier sur le droit et les nouvelles lois numériques en 2026 apporte un éclairage juridique utile sur l’évolution du cadre légal français.